Mahasiswa dituntut menguasai tumpukan modul sekaligus membangun pemahaman yang solid dan menyeluruh. Di sinilah pentingnya strategi belajar yang tepat, termasuk memanfaatkan Soal UT sebagai alat ukur kesiapan diri sebelum hari ujian tiba.
Mata kuliah ASIP4318 Manajemen Rekod Aktif menjadi salah satu yang patut mendapat perhatian serius. Lebih dari sekadar nilai akademik, mata kuliah ini membentuk kompetensi nyata dalam pengelolaan rekod yang sistematis dan profesional.
Latihan mengerjakan Soal UAS UT ASIP4318 Manajemen Rekod Aktif adalah langkah cerdas yang tidak boleh dilewatkan. Melalui latihan rutin, pola soal menjadi lebih familiar dan kepercayaan diri pun ikut terbangun.
Catatan: Soal-soal ini akan terus diperbarui mengikuti modul terbaru Universitas Terbuka.
Soal UAS UT ASIP4318 Manajemen Rekod Aktif
1.
Arsip yang dicipta dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan operasional disebut…
A. Arsip statis
B. Arsip inaktif
C. Arsip dinamis
D. Arsip vital
C. Arsip dinamis
2.
Kontrol arsip bertujuan utama untuk…
A. Mempercepat proses penggandaan dokumen
B. Memastikan arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
C. Mengurangi biaya cetak dokumen
D. Mempermudah distribusi surat keluar
B. Memastikan arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
3.
Manakah yang termasuk dalam konsep dasar arsip menurut Undang-Undang Kearsipan Indonesia?
A. Arsip adalah dokumen yang telah habis masa retensinya
B. Arsip hanya mencakup dokumen fisik berupa kertas
C. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
D. Arsip hanya dimiliki oleh instansi pemerintah
C. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
4.
Nilai guna arsip yang berkaitan dengan kepentingan administrasi organisasi disebut nilai guna…
A. Hukum
B. Keuangan
C. Primer
D. Sekunder
C. Primer
5.
Prinsip kontrol arsip yang menekankan bahwa setiap arsip harus dapat diidentifikasi secara unik disebut prinsip…
A. Provenance
B. Original order
C. Identifikasi unik
D. Akses terbuka
A. Provenance
6.
Dalam pengelolaan arsip dinamis, tahap yang menunjukkan arsip masih aktif digunakan untuk keperluan sehari-hari disebut fase…
A. Penyusutan
B. Penyimpanan permanen
C. Penciptaan
D. Penggunaan aktif
D. Penggunaan aktif
7.
Model pendekatan pengelolaan arsip yang memandang arsip sebagai aset strategis organisasi dikenal sebagai pendekatan…
A. Tradisional
B. Records continuum
C. Life cycle
D. Custodial
B. Records continuum
8.
Program pengelolaan arsip terpadu mencakup komponen berikut, KECUALI…
A. Jadwal retensi arsip
B. Klasifikasi arsip
C. Penjualan arsip kepada pihak ketiga
D. Sistem penemuan kembali arsip
C. Penjualan arsip kepada pihak ketiga
9.
Dukungan manajemen puncak terhadap program pengelolaan arsip terpadu paling tampak dalam bentuk…
A. Penambahan jumlah lemari arsip
B. Penyediaan anggaran dan kebijakan kearsipan resmi
C. Peningkatan kapasitas gudang
D. Pembelian software antivirus
B. Penyediaan anggaran dan kebijakan kearsipan resmi
10.
Keberlanjutan program pengelolaan arsip terpadu sangat bergantung pada…
A. Rotasi staf secara berkala
B. Jumlah arsip yang disimpan
C. Komitmen organisasi dan ketersediaan sumber daya
D. Luas ruangan penyimpanan
C. Komitmen organisasi dan ketersediaan sumber daya
11.
Instrumen pengelolaan arsip dinamis yang digunakan sebagai panduan klasifikasi arsip adalah…
A. Daftar Pertelaan Arsip
B. Jadwal Retensi Arsip
C. Skema Klasifikasi
D. Indeks Arsip
C. Skema Klasifikasi
12.
Infrastruktur sistem pengelolaan arsip dinamis mencakup aspek berikut, KECUALI…
A. Sumber daya manusia
B. Teknologi informasi
C. Sistem promosi jabatan pegawai
D. Fasilitas fisik penyimpanan
C. Sistem promosi jabatan pegawai
13.
Pembangunan sistem pengelolaan arsip dinamis harus dimulai dari tahap…
A. Penyusutan arsip
B. Analisis kebutuhan organisasi
C. Pelatihan pengguna akhir
D. Pengadaan peralatan
B. Analisis kebutuhan organisasi
14.
Dalam penciptaan arsip, dokumen dinyatakan sah sebagai arsip resmi apabila…
A. Sudah dicetak dengan kertas HVS
B. Mendapat tanda tangan atau otorisasi pejabat berwenang
C. Disimpan dalam lemari besi
D. Diberi nomor halaman
B. Mendapat tanda tangan atau otorisasi pejabat berwenang
15.
Penanganan dokumen masuk yang pertama kali dilakukan oleh unit kearsipan adalah…
A. Mendistribusikan langsung ke pimpinan
B. Penerimaan, pencatatan, dan pengarahan
C. Menyimpan dalam folder permanen
D. Memindai seluruh dokumen
B. Penerimaan, pencatatan, dan pengarahan
16.
Surat keluar yang dibuat secara resmi oleh instansi pemerintah harus memenuhi ketentuan tata naskah dinas, salah satunya adalah…
A. Menggunakan kertas berwarna
B. Format dan struktur penulisan sesuai peraturan yang berlaku
C. Dikirim hanya melalui pos
D. Menggunakan bahasa asing
B. Format dan struktur penulisan sesuai peraturan yang berlaku
17.
Tata naskah dinas bertujuan untuk…
A. Memperindah tampilan dokumen
B. Mempercepat pencetakan surat
C. Menciptakan keseragaman, kerapian, dan efisiensi pengelolaan surat
D. Mengurangi penggunaan kertas
C. Menciptakan keseragaman, kerapian, dan efisiensi pengelolaan surat
18.
Dokumen internal organisasi yang dibuat untuk keperluan koordinasi antar unit disebut…
A. Surat edaran
B. Nota dinas
C. Surat keputusan
D. Surat perintah
B. Nota dinas
19.
Kontrol arsip aktif dilakukan dengan tujuan utama…
A. Menentukan nilai guna arsip untuk diserahkan ke ANRI
B. Memastikan penggunaan arsip sesuai prosedur dan mudah ditemukan
C. Mempercepat proses penyusutan
D. Mengurangi volume arsip secara keseluruhan
B. Memastikan penggunaan arsip sesuai prosedur dan mudah ditemukan
20.
Pemberkasan arsip aktif adalah proses…
A. Menghancurkan arsip yang sudah tidak bernilai
B. Mengelompokkan arsip ke dalam berkas berdasarkan hubungan fungsinya
C. Memindai seluruh dokumen ke dalam sistem digital
D. Menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan
B. Mengelompokkan arsip ke dalam berkas berdasarkan hubungan fungsinya
21.
Pembuatan berkas baru dalam sistem arsip aktif dilakukan apabila…
A. Semua berkas lama sudah penuh
B. Ada kegiatan atau transaksi baru yang belum memiliki berkas yang sesuai
C. Terdapat permintaan dari pimpinan
D. Jadwal retensi telah berakhir
B. Ada kegiatan atau transaksi baru yang belum memiliki berkas yang sesuai
22.
Penetapan kontrol terhadap berkas baru bertujuan untuk…
A. Membatasi akses seluruh pegawai
B. Memastikan konsistensi penamaan dan penempatan berkas
C. Mempercepat penyusutan berkas
D. Memindahkan berkas ke gudang
B. Memastikan konsistensi penamaan dan penempatan berkas
23.
Sarana temu balik arsip yang digunakan untuk menemukan lokasi fisik arsip disebut…
A. Skema klasifikasi
B. Jadwal retensi
C. Indeks arsip
D. Daftar isi berkas
C. Indeks arsip
24.
Perangkat klasifikasi yang menjadi dasar penyusunan sarana temu balik arsip adalah…
A. Bagan organisasi
B. Skema klasifikasi bisnis
C. Jadwal retensi arsip
D. Prosedur operasional standar
B. Skema klasifikasi bisnis
25.
Skema klasifikasi bisnis disusun berdasarkan…
A. Abjad nama pegawai
B. Urutan kronologis dokumen
C. Fungsi dan kegiatan bisnis organisasi
D. Ukuran dan warna dokumen
C. Fungsi dan kegiatan bisnis organisasi
26.
Skema klasifikasi arsip berbeda dengan skema klasifikasi bisnis karena…
A. Skema klasifikasi arsip hanya digunakan untuk arsip elektronik
B. Skema klasifikasi arsip berfokus pada jenis fisik dokumen
C. Skema klasifikasi arsip mencerminkan kebutuhan pengelolaan rekod, bukan sekadar fungsi bisnis
D. Skema klasifikasi bisnis lebih detail dibandingkan skema klasifikasi arsip
C. Skema klasifikasi arsip mencerminkan kebutuhan pengelolaan rekod, bukan sekadar fungsi bisnis
27.
Daftar Arsip Aktif berfungsi sebagai…
A. Panduan penyusutan arsip inaktif
B. Alat kontrol dan inventarisasi arsip yang sedang aktif digunakan
C. Dokumen serah terima arsip ke ANRI
D. Panduan pembuatan surat resmi
B. Alat kontrol dan inventarisasi arsip yang sedang aktif digunakan
28.
Indeks dalam sistem kearsipan digunakan sebagai…
A. Alat untuk menghancurkan arsip
B. Daftar nama pejabat penandatangan
C. Alat temu balik yang membantu pengguna menemukan arsip berdasarkan kata kunci
D. Petunjuk penyusunan tata naskah dinas
C. Alat temu balik yang membantu pengguna menemukan arsip berdasarkan kata kunci
29.
Lembar Transit Berkas digunakan untuk…
A. Merekam pergerakan atau peminjaman berkas dari tempat penyimpanannya
B. Memberikan kode klasifikasi pada berkas baru
C. Menentukan nilai guna arsip
D. Mencatat tanggal penciptaan berkas
A. Merekam pergerakan atau peminjaman berkas dari tempat penyimpanannya
30.
Perencanaan emergensi dalam konteks kearsipan bertujuan untuk…
A. Mengurangi jumlah staf kearsipan
B. Melindungi arsip vital dari ancaman bencana dan gangguan operasional
C. Mempercepat proses digitalisasi
D. Meningkatkan kapasitas penyimpanan
B. Melindungi arsip vital dari ancaman bencana dan gangguan operasional
31.
Identifikasi risiko organisasi dalam perencanaan emergensi dilakukan dengan cara…
A. Menghitung jumlah arsip yang tersimpan
B. Menganalisis ancaman internal dan eksternal yang dapat mengganggu keberlangsungan organisasi
C. Membuat backup seluruh dokumen
D. Melatih pegawai baru
B. Menganalisis ancaman internal dan eksternal yang dapat mengganggu keberlangsungan organisasi
32.
Penentuan potensi dampak risiko terhadap arsip organisasi dilakukan melalui proses…
A. Inventarisasi peralatan kantor
B. Analisis bisnis dan pemetaan arsip vital
C. Pembuatan surat keterangan arsip
D. Pengadaan lemari tahan api
D. Pengadaan lemari tahan api
33.
Reviu penilaian risiko dalam program emergensi perlu dilakukan secara berkala karena…
A. Risiko bersifat statis dan tidak berubah
B. Peraturan kearsipan selalu berubah setiap tahun
C. Ancaman dan kondisi organisasi dapat berubah sewaktu-waktu
D. Staf kearsipan sering berganti
C. Ancaman dan kondisi organisasi dapat berubah sewaktu-waktu
34.
Pemeliharaan arsip aktif mencakup kegiatan berikut, KECUALI…
A. Perawatan fisik dokumen
B. Pengendalian kondisi lingkungan penyimpanan
C. Penghapusan metadata arsip elektronik
D. Perlindungan dari hama dan kelembaban
C. Penghapusan metadata arsip elektronik
35.
Penyimpanan arsip yang baik harus mempertimbangkan faktor lingkungan, yaitu…
A. Warna cat dinding ruang arsip
B. Suhu, kelembaban, cahaya, dan kebersihan ruangan
C. Jumlah pegawai yang mengakses ruangan
D. Jenis perabot ruangan
B. Suhu, kelembaban, cahaya, dan kebersihan ruangan
36.
Tujuan utama pengamanan arsip adalah…
A. Membatasi akses semua pihak tanpa terkecuali
B. Mencegah kerusakan, kehilangan, dan akses tidak sah terhadap arsip
C. Mempercepat proses penyusutan arsip
D. Mempermudah peminjaman arsip
B. Mencegah kerusakan, kehilangan, dan akses tidak sah terhadap arsip
37.
Temu balik arsip yang efektif dan efisien sangat dipengaruhi oleh…
A. Jumlah staf yang bertugas
B. Kualitas sistem klasifikasi dan indeks yang digunakan
C. Luas ruangan penyimpanan
D. Warna folder yang digunakan
B. Kualitas sistem klasifikasi dan indeks yang digunakan
38.
Pembuatan salinan arsip bertujuan untuk…
A. Menggantikan arsip asli yang sudah usang
B. Memudahkan distribusi surat
C. Menyediakan cadangan sebagai perlindungan terhadap kerusakan atau kehilangan arsip asli
D. Memenuhi kuota penyimpanan digital
C. Menyediakan cadangan sebagai perlindungan terhadap kerusakan atau kehilangan arsip asli
39.
Penilaian arsip dalam konteks manajemen rekod aktif bertujuan untuk…
A. Menentukan harga jual arsip kepada pihak luar
B. Menentukan nilai guna arsip sebagai dasar pengambilan keputusan retensi dan penyusutan
C. Menilai kinerja staf kearsipan
D. Menetapkan tarif peminjaman arsip
B. Menentukan nilai guna arsip sebagai dasar pengambilan keputusan retensi dan penyusutan
40.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah instrumen yang digunakan untuk…
A. Mengklasifikasikan arsip berdasarkan fungsinya
B. Menentukan jangka simpan dan nasib akhir arsip
C. Membuat indeks penemuan kembali
D. Menyusun daftar arsip aktif
B. Menentukan jangka simpan dan nasib akhir arsip
41.
Arsip yang dinilai memiliki nilai guna permanen akan…
A. Dimusnahkan setelah masa retensi habis
B. Disimpan di unit pengolah selamanya
C. Diserahkan kepada lembaga kearsipan untuk disimpan sebagai arsip statis
D. Dikembalikan kepada pencipta arsip
C. Diserahkan kepada lembaga kearsipan untuk disimpan sebagai arsip statis
42.
Proses penilaian arsip yang berlanjut manfaatnya mencakup pertimbangan terhadap…
A. Nilai guna arsip bagi kepentingan pertanggungjawaban dan penelitian di masa depan
B. Kondisi fisik dokumen saja
C. Biaya penyimpanan yang tersedia
D. Lama waktu arsip diciptakan
A. Nilai guna arsip bagi kepentingan pertanggungjawaban dan penelitian di masa depan
43.
Pemilihan tindakan penyusutan yang tepat didasarkan pada…
A. Ukuran fisik dokumen
B. Kebijakan pimpinan tertinggi
C. Hasil penilaian arsip dan ketentuan Jadwal Retensi Arsip
D. Anggaran yang tersedia
C. Hasil penilaian arsip dan ketentuan Jadwal Retensi Arsip
44.
Berikut ini yang BUKAN merupakan tindakan penyusutan arsip adalah…
A. Pemusnahan
B. Pemindahan ke penyimpanan inaktif
C. Penyerahan ke lembaga kearsipan
D. Penggandaan untuk distribusi
D. Penggandaan untuk distribusi
45.
Konsep “life cycle of records” menggambarkan bahwa arsip mengalami tahapan dari…
A. Penggunaan hingga pemusnahan saja
B. Penciptaan, penggunaan aktif, inaktif, hingga penyusutan atau penyimpanan permanen
C. Penerimaan hingga distribusi
D. Klasifikasi hingga indeksasi
B. Penciptaan, penggunaan aktif, inaktif, hingga penyusutan atau penyimpanan permanen
46.
Arsip yang bernilai guna permanen dan memiliki makna historis nasional disebut…
A. Arsip dinamis
B. Arsip aktif
C. Arsip vital
D. Arsip statis
D. Arsip statis
47.
Manfaat utama penerapan sistem klasifikasi arsip yang konsisten di seluruh unit organisasi adalah…
A. Memudahkan rotasi pegawai ke unit lain tanpa pelatihan tambahan
B. Memperlancar temu balik dan pengelolaan arsip secara terintegrasi
C. Mengurangi jumlah lemari arsip yang dibutuhkan
D. Mempercepat proses pencetakan dokumen
B. Memperlancar temu balik dan pengelolaan arsip secara terintegrasi
48.
Analisis fungsi dan kegiatan bisnis sebagai dasar penyusunan skema klasifikasi paling tepat dilakukan dengan cara…
A. Mengamati perilaku pegawai dalam mengarsip
B. Mempelajari struktur organisasi dan dokumentasi proses bisnis
C. Menghitung jumlah surat masuk per bulan
D. Mewawancarai seluruh klien organisasi
B. Mempelajari struktur organisasi dan dokumentasi proses bisnis
49.
Seorang arsiparis menemukan bahwa berkas suatu proyek telah melewati masa retensi aktifnya. Langkah yang paling tepat dilakukan adalah…
A. Langsung memusnahkan berkas tersebut
B. Melakukan penilaian ulang untuk menentukan nasib akhir berkas sesuai JRA
C. Menyimpan di tempat yang sama tanpa tindakan apapun
D. Memberikan berkas kepada pimpinan untuk diputuskan
B. Melakukan penilaian ulang untuk menentukan nasib akhir berkas sesuai JRA
50.
Dalam manajemen rekod aktif, peran teknologi informasi paling signifikan dalam…
A. Menggantikan sepenuhnya peran arsiparis
B. Memperlancar penciptaan, penyimpanan, temu balik, dan pengendalian arsip secara elektronik
C. Mengurangi kebutuhan akan kebijakan kearsipan
D. Menghilangkan kebutuhan akan jadwal retensi arsip
B. Memperlancar penciptaan, penyimpanan, temu balik, dan pengendalian arsip secara elektronik
Gunakan pula Kisi-kisi Soal UT sebagai panduan fokus belajar, lalu padukan dengan ringkasan konsep dari setiap modul agar pemahaman Anda semakin tajam. Perlu diketahui, ujian UT tersedia dalam beberapa format yakni Ujian Tatap Muka (UTM), Ujian Online (UO), dan Take Home Exam (THE).
Dedikasi yang Anda curahkan dalam mempersiapkan Soal Latihan UT hari ini adalah fondasi dari hasil terbaik yang akan Anda raih. Percayai setiap proses yang telah dijalani karena kerja keras yang konsisten selalu menemukan jalannya menuju hasil yang memuaskan.
