Menjelang Ujian Akhir Semester, banyak mahasiswa Universitas Terbuka mulai merasakan tekanan yang cukup besar. Tumpukan modul yang harus dikuasai dalam waktu terbatas membuat strategi belajar yang tepat menjadi kebutuhan nyata, bukan sekadar pilihan.
Soal UAS UT ASIP4402 Penilaian dan Penyusutan Arsip menjadi salah satu tantangan yang tidak bisa dianggap enteng. Mata kuliah ini dirancang bukan hanya untuk mengukur hafalan, melainkan membentuk pemahaman mendalam tentang pengelolaan arsip sebagai bagian penting.
Berlatih dengan Soal Latihan UT terbukti menjadi senjata ampuh menghadapi ujian. Simulasi soal membantu mahasiswa mengenali pola pertanyaan, mengukur pemahaman materi, sekaligus membangun kepercayaan diri sebelum menghadapi hari ujian.
Catatan: Soal-soal ini akan terus diperbarui mengikuti modul terbaru Universitas Terbuka.
Soal UAS UT ASIP4402 Penilaian dan Penyusutan Arsip
1.
Naskah dinas adalah naskah yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam lingkungan instansi pemerintah untuk keperluan kedinasan. Manakah yang BUKAN termasuk fungsi utama naskah dinas?
A. Sebagai alat komunikasi resmi
B. Sebagai bukti historis kegiatan organisasi
C. Sebagai sarana hiburan pegawai instansi
D. Sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas
C. Sebagai sarana hiburan pegawai instansi
2.
Hubungan antara manajemen arsip dinamis dan korespondensi sangat erat karena keduanya berkaitan dengan…
A. Pengelolaan arsip statis yang sudah tidak aktif
B. Penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan dokumen dalam kegiatan organisasi
C. Pemusnahan dokumen yang sudah kadaluarsa
D. Penyimpanan dokumen di lembaga kearsipan nasional
B. Penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan dokumen dalam kegiatan organisasi
3.
Tata persuratan dinas berfungsi sebagai pedoman dalam pengelolaan surat-menyurat resmi. Salah satu tujuan pengaturan tata persuratan dinas adalah…
A. Mempercepat proses pemusnahan arsip
B. Menyederhanakan prosedur pengadaan barang
C. Menjamin keseragaman dan ketertiban dalam kegiatan surat-menyurat
D. Mengurangi volume arsip statis
C. Menjamin keseragaman dan ketertiban dalam kegiatan surat-menyurat
4.
Dalam konteks manajemen arsip dinamis, siklus hidup arsip dimulai dari tahap…
A. Penyusutan
B. Penciptaan
C. Penyimpanan permanen
D. Pemusnahan
B. Penciptaan
5.
Kegiatan korespondensi yang baik dalam instansi pemerintah harus memperhatikan asas…
A. Kerahasiaan, kecepatan, dan kemudahan akses publik
B. Kejelasan, ketepatan, dan kebenaran isi surat
C. Kuantitas surat yang banyak sebagai tolok ukur kinerja
D. Penggunaan bahasa asing untuk kesan profesional
B. Kejelasan, ketepatan, dan kebenaran isi surat
6.
Penilaian arsip (appraisal) merupakan proses penentuan nilai guna arsip. Menurut konsep dasar penilaian arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi…
A. Nilai guna primer dan nilai guna sekunder
B. Nilai guna aktif dan nilai guna pasif
C. Nilai guna tinggi dan nilai guna rendah
D. Nilai guna administratif dan nilai guna historis saja
A. Nilai guna primer dan nilai guna sekunder
7.
Tujuan utama penyusutan arsip dalam suatu organisasi adalah…
A. Menambah koleksi arsip statis di lembaga kearsipan
B. Mengurangi volume arsip yang tidak diperlukan dan menghemat ruang penyimpanan
C. Memperbanyak duplikat arsip untuk keperluan cadangan
D. Memperlambat proses pemindahan arsip
B. Mengurangi volume arsip yang tidak diperlukan dan menghemat ruang penyimpanan
8.
Dalam penyusutan arsip, yang dimaksud dengan “retensi arsip” adalah…
A. Proses pemusnahan arsip secara massal
B. Kegiatan alih media arsip ke format digital
C. Jangka waktu penyimpanan arsip sesuai nilai gunanya
D. Prosedur pemindahan arsip ke lembaga lain
C. Jangka waktu penyimpanan arsip sesuai nilai gunanya
9.
Pengertian organisasi dalam konteks kearsipan berkaitan dengan…
A. Struktur fisik gedung tempat penyimpanan arsip
B. Entitas yang menciptakan dan menggunakan arsip sebagai bukti kegiatan
C. Alat tulis yang digunakan dalam pembuatan arsip
D. Teknologi informasi yang digunakan dalam pengelolaan arsip
B. Entitas yang menciptakan dan menggunakan arsip sebagai bukti kegiatan
10.
Jenis organisasi berdasarkan sifatnya yang relevan dengan pengelolaan arsip dibedakan menjadi…
A. Organisasi formal dan organisasi informal
B. Organisasi besar dan organisasi kecil
C. Organisasi publik dan organisasi swasta saja
D. Organisasi vertikal dan organisasi horizontal
A. Organisasi formal dan organisasi informal
11.
Aspek hukum penyusutan arsip di Indonesia diatur dalam peraturan perundang-undangan. Undang-Undang yang menjadi landasan hukum utama pengelolaan kearsipan di Indonesia adalah…
A. UU No. 8 Tahun 1997
B. UU No. 43 Tahun 2009
C. UU No. 14 Tahun 2008
D. UU No. 25 Tahun 2009
B. UU No. 43 Tahun 2009
12.
Fungsi kearsipan dalam suatu organisasi mencakup hal-hal berikut, KECUALI…
A. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
B. Mewujudkan pengelolaan arsip yang andal
C. Meningkatkan anggaran pengadaan kertas di instansi
D. Memberikan layanan informasi kearsipan
C. Meningkatkan anggaran pengadaan kertas di instansi
13.
Konsep dasar kearsipan menyatakan bahwa arsip memiliki nilai guna yang dapat dimanfaatkan. Nilai guna hukum (legal value) arsip berkaitan dengan…
A. Keperluan penelitian ilmiah
B. Pembuktian dalam proses hukum atau persidangan
C. Kepentingan pendidikan masyarakat umum
D. Kebutuhan promosi organisasi
B. Pembuktian dalam proses hukum atau persidangan
14.
Ketentuan hukum penyusutan arsip mensyaratkan bahwa pemusnahan arsip harus dilakukan dengan…
A. Persetujuan pimpinan tertinggi organisasi tanpa prosedur tertulis
B. Prosedur yang sah dan terdokumentasi sesuai peraturan yang berlaku
C. Cara yang cepat tanpa perlu berita acara
D. Inisiatif staf arsiparis tanpa perlu persetujuan atasan
B. Prosedur yang sah dan terdokumentasi sesuai peraturan yang berlaku
15.
Tujuan kearsipan sebagaimana diatur dalam perundang-undangan adalah untuk…
A. Memperbanyak jumlah pegawai yang mengelola arsip
B. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional
C. Mempercepat penghapusan arsip yang menumpuk di instansi
D. Membatasi akses masyarakat terhadap arsip pemerintah
B. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional
16.
Nilai guna arsip yang berkaitan dengan kepentingan lembaga pencipta arsip itu sendiri disebut nilai guna…
A. Sekunder
B. Historis
C. Primer
D. Evidensial
C. Primer
17.
Konsep dasar penilaian arsip mencakup pengertian bahwa arsip bernilai tinggi apabila…
A. Ukuran fisiknya besar dan tebal
B. Dibuat oleh pejabat tertinggi di organisasi
C. Mengandung informasi yang unik, autentik, dan tidak terduplikasi di tempat lain
D. Disimpan dalam lemari arsip yang mahal
C. Mengandung informasi yang unik, autentik, dan tidak terduplikasi di tempat lain
18.
Nilai guna sekunder arsip meliputi nilai guna evidensial dan nilai guna…
A. Administratif
B. Informasional
C. Hukum
D. Keuangan
B. Informasional
19.
Teknik penilaian arsip yang dilakukan dengan menganalisis fungsi dan kegiatan organisasi pencipta arsip disebut teknik…
A. Sampling
B. Makro appraisal
C. Mikro appraisal
D. Random appraisal
B. Makro appraisal
20.
Prosedur penilaian arsip yang benar diawali dengan kegiatan…
A. Pemusnahan arsip yang sudah habis masa retensinya
B. Identifikasi dan deskripsi arsip yang akan dinilai
C. Pemindahan langsung arsip ke lembaga kearsipan
D. Pembuatan salinan digital seluruh arsip
B. Identifikasi dan deskripsi arsip yang akan dinilai
21.
Tahapan penilaian arsip yang tepat adalah…
A. Pemindahan – Penilaian – Pemusnahan – Penyerahan
B. Identifikasi – Deskripsi – Penilaian – Rekomendasi
C. Penciptaan – Penyimpanan – Pemusnahan – Penilaian
D. Penyerahan – Penilaian – Identifikasi – Pemusnahan
B. Identifikasi – Deskripsi – Penilaian – Rekomendasi
22.
Pada tahap penilaian arsip, tim penilai harus mempertimbangkan faktor duplikasi informasi karena…
A. Arsip yang terduplikasi memiliki nilai lebih tinggi
B. Arsip yang informasinya sudah ada di tempat lain dapat dipertimbangkan untuk dimusnahkan
C. Duplikasi meningkatkan nilai historis arsip
D. Arsip duplikat wajib diserahkan ke ANRI
B. Arsip yang informasinya sudah ada di tempat lain dapat dipertimbangkan untuk dimusnahkan
23.
Praktik penilaian arsip dilakukan untuk menghasilkan keputusan tentang…
A. Format penyimpanan arsip aktif
B. Jadwal masuk kerja petugas arsip
C. Nasib akhir arsip: disimpan permanen, dimusnahkan, atau dipindahkan
D. Anggaran pembelian peralatan kearsipan
C. Nasib akhir arsip: disimpan permanen, dimusnahkan, atau dipindahkan
24.
Dalam praktik penilaian arsip, metode sampling digunakan ketika…
A. Seluruh arsip dinyatakan bernilai permanen
B. Volume arsip sangat besar sehingga tidak memungkinkan menilai satu per satu
C. Arsip sudah melewati masa retensi minimalnya
D. Pimpinan meminta penghapusan semua arsip lama
B. Volume arsip sangat besar sehingga tidak memungkinkan menilai satu per satu
25.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya…
A. Nama pegawai yang bertanggung jawab atas arsip
B. Jenis arsip, jangka waktu penyimpanan, dan keterangan nasib akhir arsip
C. Anggaran penyimpanan arsip per tahun
D. Lokasi fisik setiap arsip dalam rak penyimpanan
B. Jenis arsip, jangka waktu penyimpanan, dan keterangan nasib akhir arsip
26.
JRA memiliki fungsi penting bagi organisasi, yaitu sebagai…
A. Pedoman perekrutan pegawai arsip
B. Alat kontrol volume arsip dan dasar hukum penyusutan
C. Daftar inventaris perlengkapan kantor
D. Anggaran operasional unit kearsipan
B. Alat kontrol volume arsip dan dasar hukum penyusutan
27.
Unsur-unsur yang harus ada dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) meliputi…
A. Nomor seri, jenis arsip, retensi aktif, retensi inaktif, keterangan
B. Nama pencipta, tanggal penciptaan, warna map, lokasi rak
C. Kode klasifikasi, nama petugas, nomor telepon, anggaran
D. Jenis media, ukuran fisik, berat arsip, kondisi kertas
A. Nomor seri, jenis arsip, retensi aktif, retensi inaktif, keterangan
28.
JRA yang telah disusun oleh instansi pemerintah harus mendapat persetujuan dari…
A. Kepala Biro Keuangan instansi terkait
B. Kepala ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)
C. Menteri Dalam Negeri
D. Badan Pemeriksa Keuangan
B. Kepala ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)
29.
Tujuan utama penyusunan Jadwal Retensi Arsip bagi organisasi adalah…
A. Mempersulit akses terhadap arsip oleh pihak luar
B. Mempercepat proses digitalisasi arsip aktif
C. Memberikan kepastian hukum atas pengelolaan dan penyusutan arsip
D. Meningkatkan jumlah koleksi arsip statis organisasi
C. Memberikan kepastian hukum atas pengelolaan dan penyusutan arsip
30.
Kolom “keterangan” dalam JRA biasanya berisi informasi tentang…
A. Nama pejabat yang menandatangani arsip
B. Nasib akhir arsip: musnah, permanen, atau dinilai kembali
C. Warna dan bahan sampul arsip
D. Biaya penyimpanan per lembar arsip
B. Nasib akhir arsip: musnah, permanen, atau dinilai kembali
31.
Prosedur penyusutan arsip berdasarkan JRA dilakukan melalui tiga kegiatan utama, yaitu…
A. Penciptaan, penggunaan, dan penyimpanan
B. Pemindahan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyerahan ke lembaga kearsipan
C. Digitalisasi, kompresi, dan enkripsi arsip
D. Pemberkasan, penomoran, dan pelabelan arsip
B. Pemindahan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyerahan ke lembaga kearsipan
32.
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan merupakan bagian dari prosedur penyusutan yang bertujuan untuk…
A. Menghilangkan arsip dari sistem organisasi
B. Memudahkan proses digitalisasi arsip
C. Mengefisienkan ruang dan pengelolaan arsip di unit kerja
D. Menyiapkan arsip untuk dilelang kepada pihak swasta
C. Mengefisienkan ruang dan pengelolaan arsip di unit kerja
33.
Teknik penyusutan arsip yang dilakukan dengan memilih sebagian arsip untuk disimpan secara permanen dari sekumpulan arsip serupa disebut…
A. Alih media
B. Sampling
C. Inventarisasi
D. Akuisisi
B. Sampling
34.
Prosedur penyusutan arsip yang belum memiliki JRA diawali dengan kegiatan…
A. Pemusnahan langsung tanpa prosedur
B. Pelaksanaan survei dan penyusunan proposal pembenahan arsip
C. Pemindahan arsip ke ANRI tanpa penilaian
D. Digitalisasi seluruh arsip yang ada
B. Pelaksanaan survei dan penyusunan proposal pembenahan arsip
35.
Organisasi yang belum memiliki JRA dalam melakukan penyusutan arsip harus terlebih dahulu…
A. Meminta izin kepada Badan Kepegawaian Negara
B. Membuat daftar pertelaan arsip dan memperoleh persetujuan pejabat berwenang
C. Menyerahkan semua arsip ke lembaga swasta
D. Merekrut arsiparis tambahan sebanyak-banyaknya
B. Membuat daftar pertelaan arsip dan memperoleh persetujuan pejabat berwenang
36.
Panduan penyusutan arsip berdasarkan JRA memberikan arahan kepada organisasi tentang…
A. Cara memilih vendor penyimpanan arsip
B. Langkah-langkah sistematis pelaksanaan penyusutan sesuai jadwal yang telah ditetapkan
C. Prosedur pengajuan anggaran kearsipan tahunan
D. Teknik penulisan naskah dinas yang benar
B. Langkah-langkah sistematis pelaksanaan penyusutan sesuai jadwal yang telah ditetapkan
37.
Pemindahan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilakukan ketika arsip telah memasuki masa…
A. Aktif penggunaan sehari-hari
B. Inaktif dan retensi inaktifnya belum habis
C. Penciptaan oleh pejabat berwenang
D. Digitalisasi dan alih media
B. Inaktif dan retensi inaktifnya belum habis
38.
Panduan pemusnahan arsip mensyaratkan bahwa sebelum dimusnahkan, arsip harus melalui proses…
A. Digitalisasi lengkap terlebih dahulu
B. Penilaian dan mendapat persetujuan pejabat berwenang serta dibuatkan berita acara
C. Penjualan kepada pihak daur ulang tanpa dokumentasi
D. Pengembalian kepada pencipta arsip
B. Penilaian dan mendapat persetujuan pejabat berwenang serta dibuatkan berita acara
39.
Penyerahan arsip statis dari organisasi pencipta kepada lembaga kearsipan dilakukan untuk…
A. Mengurangi tanggung jawab organisasi atas arsip
B. Melestarikan arsip yang memiliki nilai guna permanen bagi kepentingan nasional
C. Mempercepat pemusnahan arsip yang menumpuk
D. Memperoleh kompensasi finansial dari lembaga kearsipan
B. Melestarikan arsip yang memiliki nilai guna permanen bagi kepentingan nasional
40.
Berita acara pemusnahan arsip harus ditandatangani oleh…
A. Seluruh pegawai unit kearsipan
B. Pimpinan organisasi atau pejabat yang diberi kewenangan dan disaksikan oleh pihak berwenang
C. Hanya kepala arsiparis tanpa saksi
D. Perwakilan masyarakat setempat
B. Pimpinan organisasi atau pejabat yang diberi kewenangan dan disaksikan oleh pihak berwenang
41.
Panduan penyusutan arsip yang belum memiliki JRA menekankan pentingnya survei arsip yang bertujuan untuk…
A. Menghitung jumlah lemari arsip yang perlu dibeli
B. Mengetahui kondisi, volume, dan jenis arsip yang dimiliki organisasi sebagai dasar pembenahan
C. Mencari arsip yang hilang dan belum ditemukan
D. Menentukan gaji tambahan bagi petugas arsip
B. Mengetahui kondisi, volume, dan jenis arsip yang dimiliki organisasi sebagai dasar pembenahan
42.
Proposal pembenahan arsip yang disusun dalam rangka penyusutan arsip tanpa JRA harus memuat…
A. Rencana pengadaan gedung arsip baru
B. Latar belakang, tujuan, metodologi, dan rencana kerja pembenahan arsip
C. Daftar nama pegawai yang akan dipecat
D. Anggaran pembelian peralatan kantor
B. Latar belakang, tujuan, metodologi, dan rencana kerja pembenahan arsip
43.
Kegiatan pembenahan arsip dalam rangka penyusutan arsip tanpa JRA mencakup…
A. Renovasi fisik gedung penyimpanan arsip
B. Identifikasi, deskripsi, dan penilaian arsip untuk menentukan nasib akhirnya
C. Rekrutmen pegawai honorer untuk membantu kerja lapangan
D. Pengadaan sistem informasi manajemen arsip baru
B. Identifikasi, deskripsi, dan penilaian arsip untuk menentukan nasib akhirnya
44.
Pembenahan dan penilaian arsip yang akan disimpan permanen harus mempertimbangkan kriteria…
A. Usia arsip semata, tanpa memperhatikan isinya
B. Kondisi fisik arsip saja
C. Nilai evidensial dan informasional yang unik dan tidak terduplikasi
D. Ukuran dan tebal berkas arsip
C. Nilai evidensial dan informasional yang unik dan tidak terduplikasi
45.
Arsip yang diputuskan untuk “dinilai kembali” dalam JRA berarti…
A. Arsip tersebut wajib langsung dimusnahkan
B. Nasib akhirnya belum dapat ditentukan dan perlu dikaji ulang saat masa retensinya habis
C. Arsip tersebut harus diserahkan ke ANRI segera
D. Arsip tersebut berstatus aktif kembali
B. Nasib akhirnya belum dapat ditentukan dan perlu dikaji ulang saat masa retensinya habis
46.
Dalam sistem kearsipan, arsip yang telah melewati masa retensi inaktifnya dan dinyatakan bernilai permanen selanjutnya…
A. Dimusnahkan dengan cara dibakar
B. Dikembalikan ke unit pengolah masing-masing
C. Diserahkan kepada lembaga kearsipan yang berwenang
D. Disimpan dalam brankas khusus di unit pengolah
C. Diserahkan kepada lembaga kearsipan yang berwenang
47.
Riwayat penulis dalam sebuah buku teks akademik berfungsi untuk…
A. Menambah jumlah halaman buku agar terlihat tebal
B. Memberikan informasi tentang latar belakang dan kompetensi penulis kepada pembaca
C. Menggantikan daftar pustaka buku
D. Mempromosikan produk komersial penulis
B. Memberikan informasi tentang latar belakang dan kompetensi penulis kepada pembaca
48.
Dalam konteks manajemen arsip, istilah “disposition” atau nasib akhir arsip mencakup tiga kemungkinan, yaitu…
A. Penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan
B. Pemusnahan, penyerahan ke lembaga kearsipan, dan penyimpanan permanen
C. Digitalisasi, kompresi, dan enkripsi
D. Pemberkasan, penomoran, dan pengindeksan
B. Pemusnahan, penyerahan ke lembaga kearsipan, dan penyimpanan permanen
49.
Arsiparis yang profesional dalam melaksanakan penilaian arsip harus memiliki kompetensi dalam…
A. Bidang teknologi informasi saja
B. Memahami fungsi organisasi, nilai guna arsip, dan peraturan kearsipan yang berlaku
C. Keterampilan mengetik cepat dan rapi
D. Pengetahuan tentang desain grafis dokumen
B. Memahami fungsi organisasi, nilai guna arsip, dan peraturan kearsipan yang berlaku
50.
Keseluruhan rangkaian kegiatan penyusutan arsip mulai dari penilaian hingga pemusnahan atau penyerahan arsip pada dasarnya bertujuan untuk…
A. Menghabiskan anggaran kearsipan yang telah dialokasikan
B. Mempersulit masyarakat dalam mengakses informasi
C. Mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif, efisien, dan akuntabel demi kepentingan organisasi dan bangsa
D. Menghilangkan jejak kegiatan organisasi yang tidak menguntungkan
C. Mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif, efisien, dan akuntabel demi kepentingan organisasi dan bangsa
Konsistensi dalam mengerjakan Kisi-kisi Soal UT akan membawa perbedaan nyata pada hasil ujian Anda. Soal UT yang dilatih berulang kali melatih kecepatan berpikir dan ketepatan dalam memilih jawaban, baik untuk format Ujian Tatap Muka (UTM), Ujian Online (UO), maupun Take Home Exam (THE).
Jadikan setiap sesi latihan sebagai investasi jangka panjang, bukan beban sesaat. Kepercayaan pada proses yang telah dijalani adalah modal terbesar. Nilai yang baik dalam Soal UAS UT ASIP4402 Penilaian dan Penyusutan Arsip hanyalah salah satu buah dari kedisiplinan yang Anda tanam hari ini.
